【国际注册】一文读懂海牙认证&使馆认证

在外国发行的文件必须合法化，以确认其在另一个国家的有效性。合法化可以确认发行文件的授权官员的Apostille和签名的真实性。文件只能在其签发国合法化，也就是说，在德国发行的文件只能在德国合法化。

根据文档类型和使用该文档的国家/地区，有3种类型的合法化：

1. Apostille(海牙认证):根据《海牙Apostille公约》，在一个国家/地区中有效的文件可以由受该海牙公约管辖的另一国的公共当局和其他组织认可。简而言之，带有Apostille贴签的文件将自动在《海牙Apostille公约》所有国家/地区被确认为有效。

2. 外交部的合法化:打算在国外使用的某个国家的问文件可以在当地的一个部委中合法化。在大多数情况下，文件在部长级合法化之后，应使用“apostille”将其合法化，以证明签署文件的官员的签名的真实性，该官员的行为能力以及适当时的印章或邮票的身份文件所载。Apostille不会验证文档的内容。

3. 使馆/领事馆合法化:与海牙认证不同，使馆/领事馆合法化用于在非《海牙公约》缔约国发行的文件。使馆/领事馆的合法化是在将使用合法化文件的国家的使领馆进行的。

对医疗器械的海外销售来说， 通常需要对ISO13485质量管理体系认证证书， CE认证证书以及欧洲自由销售证书FSC等做合法化，以便做海外产品注册和销售。

对于认可海牙认证的国家，办理Apostille海牙认证即可；对于非海牙公约国家， 且不认可Apostille海牙认证的， 可以由各国当地大使馆办理使馆/领事馆认证。由于各个大使馆的办事效率不一致， 不同国家的使馆认证费用和周期也不一样。目前EULab也是主要在德国为各大制造商办理使馆/领事馆认证。

2023年3月8日，中国正式加入《取消外国公文书认证要求的公约》(又称《海牙公约》），2023年11月7日正式生效实施。

加入海牙公约后，将大大方便跨境公司以及个人办理各类出国使用的认证文书，原本办理一份出国使用的认证文书可能需要20个工作日以上，加入公约后将缩减至仅需3-6个工作日即可，整体文件认证效率提升70%以上，费用成本降低70%左右；还简化了跨境企业员工申请签证和工作许可的流程，大概有七成出口相关的商业文件由此获益。

01

什么是海牙认证

海牙认证是指根据海牙公约对公共文书的认证制度，具体指签约国之间相互承认的，特定的官方机构对公文书上其主管部门所做签字、盖章的真实性予以确认的行为过程和结果，是一种特定的“认证”。

1961年10月5日之前，文书如果需要跨国使用，需要办理领事认证（双认证）手续，文书首先由公证机构公证，再送外交部，Zui后送使领馆。这程需要三次认证，流程繁琐，耗时较长。

为了简化认证流程，缩短时间提高效率，1961年在荷兰海牙，通过了《取消外国公文书认证要求的公约》草案，并决定于1965年1月24日正式生效。海牙认证由此而来，此后，文书在成员国流转时，无需领事认证，只需主管机构认证。

02

海牙认证流程

海牙认证流程：

准备认证材料 --> 公证人公证 --> 主管机构认证 --> 领取认证文件

各国家/地区海牙认证办理主要流程基本一致，主要差异在于各国家/地区负责办理海牙认证的主管机关不同：

1. 中国内地海牙认证主管机构：中国外交部及外交部授权的各省市外事办公室

2. 中国香港海牙认证主管机构：香港高等法院

3. 中国澳门海牙认证主管机构：澳门法务局

4. 美国海牙认证主管机构：

美国居民个人及州政府出具的文件，由州务卿进行海牙认证

联邦政府出具的文件，则由美国国务院进行海牙认证

5. 英国海牙认证主管机构：英国外交部

6. 新加坡海牙认证主管机构：新加坡法律学会、海牙认证办公室

03

海牙认证注意事项

2. 如需翻译件，可先翻译文件，将副本和翻译件一起公证，再进行海牙认证；或先办理公证和海牙认证，到使用国翻译并对翻译件公证；部分地区主管机构也可以采用双语或者小语种加签。

3. 费用主要包括公证费用(公证处收取的费用)、认证费用(海牙认证主管机构收取的费用)及快递费用等，各国家地区的收费会有差异，详细可以咨询我们。

4. 海牙认证后文件是长期有效，但根据以往的经验，通常使用机构会要求出具近半年的海牙认证文件。在使用中不同机构对认证时间要求不同，较为宽松的，可以出具近一年的海牙认证文件。